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DBS für Verbund-Schulbibliotheken

Definition des Typs für die DBS
Schulbibliotheken, die eine vertraglich geregelte Unterstützung erhalten – z. B. in Form von Etat, EDV und/oder Personal, aber kein integrativer Bestandteil eines Bibliothekssystems sind, werden im Folgenden als Verbund-Schulbibliotheken bezeichnet. Ihre Organisation liegt oft in der Hand einer Schulbibliothekarischen Arbeitsstelle, meist innerhalb einer Öffentlichen Bibliothek, z.T. auch bei anderen Institutionen (z.B. Medienzentrum, Schulamt).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schaubild Workflow DBS Verbund-Schulbibliothek

Workflow DBS Verbund-Schulbibliothek

CC-by-4.0 dbv-Kommission Bibliothek & Schule

 Vorgehen mit Verbundzentrale abstimmen

  • Als „Verbundzentrale“ wird im folgenden Erläuterungstext zusammenfassend die Organisation bezeichnet, die den Schulbibliotheksverbund organisiert. Das kann eine Öffentliche Bibliothek sein, oder auch eine andere Institution.
  • Schulbibliotheken, die zu einem Verbund gehören, stimmen ihren Anmelde- und Erfassungsweg mit der Verbundzentrale ab: Zu entscheiden ist, ob sich jede Verbund-Schulbibliothek selbst anmelden soll oder ob die Verbundzentrale dies für alle gesammelt übernimmt, siehedort.

Anmeldeformular ausfüllen, an hbz senden, Zugangsdaten erhalten

  • Einmalig zu Beginn nötig, am besten umgehend erledigen, nicht bis zum Jahresende warten.
  • Über den nach der Anmeldung angelegten Online-Zugang können die Stammdaten der Verbund-Schulbibliothek(en) gepflegt werden und jeweils zum Jahreswechsel die erfassten Daten des Berichtsjahres eingeben werden.
  • Die Verbund-Schulbibliotheken werden in der Bibliothekssuchmaschine online recherchierbar und - sobald die erste Jahresstatistik eingegangen ist - auf der DBS-Landkarte sichtbar.
Das Anmeldeverfahren kann auf zwei Wegen erfolgen:
a) Eine Verbund-Schulbibliothek meldet sich selbständig an:
  • Anmeldeformular auf der DBS-Website herunterladen, ausdrucken, ausfüllen und per Mail, Fax oder Post an das hbz senden.
  • Im Formular wird außer der Angabe der Adressdaten unter „Bibliothekstyp“ die Kategorie „Verbund-Schulbibliothek“ angekreuzt. „Unterhaltsträger“, „Leitung der Bibliothek“ und „Größenordnung“ sind ebenfalls anzugeben. Vgl. Anleitung für Verbund-Schulbibliotheken auf der DBS-Website.
  • In der Zeile „Zuständige Fachstelle“ ist der Name der organisierenden Öffentlichen Bibliothek oder Institution sowie deren E-Mail-Adresse anzugeben. Dies ist zur korrekten Zuordnung und zur Kontaktmöglichkeit zwischen hbz und Verbundzentrale zwingend notwendig.
  • Die Schulbibliothek erhält vom hbz per Mail die Zugangsdaten für die Dateneingabe in die Deutsche Bibliotheksstatistik: eine eigene Identifikationsnummer (DBS-ID) und ein Kennwort für den Online-Zugang.

b) Die Verbundzentrale übernimmt die Anmeldung:
Die organisierende Öffentliche Bibliothek / Institution kann die ihrem Verbund angehörenden Schulbibliotheken gesammelt anmeldenAnmeldeprocedere über die Verbundzentrale.

 Schulspezifische Stammdaten online ergänzen

  • Je Verbund-Schulbibliothek kann man sich über den Zugang https://www.bibliotheksstatistik.de/start mit DBS-ID und Kennwort einloggen. Erläuterungen/Hilfe gibt es über den Button „Hilfe beim Anmelden“ oder im Wiki für Kunden und Partner.
  • Mit Klick auf „Zu den Fragebögen“ erreicht man auch die Adressdatenverwaltung.
  • Bitte nach der Erstanmeldung über den Weg „Speichern und Verwalten Schulbibliotheksdaten“ unterhalb des Adressblocks die allgemeinen Adressdaten, die auf dem Anmeldeformular angegeben wurden, mit schulspezifischen Angaben ergänzen: Die Angaben zu Schulart und Ganztagsbetrieb sind für die zusammenfassende fachliche Auswertung der Daten sehr wichtig.
Daten während des Berichtsjahres erfassen
  • Die Daten werden je Verbund-Schulbibliothek getrennt erfasst. Einige Daten (z.B. Besucherzahlen) müssen bereits ab Beginn des Berichtsjahres erfasst werden, andere sind eher fixe Größen (z.B. Publikumsfläche).
  • Zur Orientierung dient der Vorab-Fragebogen, den das hbz jährlich vor Beginn des neuen Berichtsjahres zum Download online stellt. Der Bogen steht dort unter dem Gliederungspunkt „Selbständige Schulbibliotheken und Verbundschulbibliotheken“.
Online-Eingabe der jährlichen statistischen Daten