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Ausfüllhilfe Fragebogen aktuelles Berichtsjahr

Grundsätzliches zu der Art der Angaben

  • Wenn nicht anders angegeben, ist die Berechnungsgrundlage für einen Wert immer der Stand des 31.12. des Berichtsjahrs.
  • Der DBS-Fragebogen unterscheidet bei manchen Abfragen die Begriffe „davon“ und „darunter“:
    Während „davon“ stets eine exakte Teilmenge einer abgefragten Gesamtsumme bezeichnet und die jeweiligen Teilmengen in der Addition mathematisch genau die Gesamtsumme ergeben müssen, gibt die Bezeichnung „darunter“ eine berechnete Teilmenge wieder, ohne dass alle Teilsummen in diesem Fragenzusammenhang die Gesamtsumme zu ergeben haben.
  • Es dürfen keine Fragenfelder leer bleiben. Bitte füllen Sie möglichst alle Felder aus. Genaue Werte sind besser als geschätzte Werte, aber geschätzte Werte sind besser als keine Angabe. Schätzungen sollten realistisch sein oder auf Hochrechnungen beruhen.
  • Wenn ein Sachverhalt vorhanden ist, aber (ggf. vorerst) nicht ermittelt werden kann, wird bei der entsprechenden Frage ein „N“ eingetragen (z. B. wenn für ein Jahr keine Besucherzahlen notiert wurden).
  • Wenn ein Sachverhalt nicht erfüllt ist, wird „0“ eingetragen (z. B. wenn eine Schulbibliothek im Bestand nur Printmedien hat, ist die Zahl der Non-Print-Medien gleich Null).
Erläuterungen direkt im Fragebogen
Für Schulbibliotheken wurde ein verkürzter Fragebogen entwickelt. Zu vielen der abgefragten Kriterien gibt es direkt im Fragebogen Erläuterungen. Diese werden während der Online-Eingabe direkt beim Klick auf die betreffende Frage angezeigt. Zusätzlich stehen die Erläuterungen auch im Vorab-Fragebogen zur Verfügung.
 
Hinweise und FAQ
Das hbz veröffentlicht auf seiner Website für alle Bibliotheken Antworten zu häufig gestellten Fragen.
Zu den abgefragten Kriterien sind weitere Hinweise und Erläuterungen speziell für Schulbibliotheken und für Öffentliche Bibliotheken, die Schulbibliotheken organisieren, im Folgenden zusammengestellt. Die Beispiele werden derzeit anhand eingehender Fragen laufend ergänzt.

Zahl der zugeordneten Schulen (Nr. 500) … darunter Primarstufe / Sekundarstufe I / Sekundarstufe II / Berufliche Schulen (Nr. 501 - 504)
Die Anzahl der Schulen kann z.B. bei Schulzentren höher sein als die Anzahl der Bibliotheken.
Beispiele

  • Eine Schule umfasst die Jahrgänge 1 bis 10.
    Anzugeben ist bei Nr. 500 eine "1", bei Nr. 501 eine "1", bei Nr. 502 eine "1", bei Nr. 503 eine "0", bei Nr. 504 eine "0".
  • Eine Schulbibliothek liegt zentral zwischen zwei Schulen und wird von beiden genutzt. Eine Schule ist ein Gymnasium, die andere Schule hat die Jahrgänge 5 bis 10.
    Anzugeben ist bei Nr. 500 eine "2", bei Nr. 501 eine "0", bei Nr. 502 eine "2", bei Nr. 503 eine "1", bei Nr. 504 eine "0".
  • Eine Kombinierte Bibliothek liegt in einem Bildungszentrum und versorgt dort eine Grundschule, eine Werkrealschule und eine Realschule (d.h. zwei Schulen mit Sekundarstufe I).
    Anzugeben ist bei Nr. 500 eine "3", bei Nr. 501 eine "1", bei Nr. 502 eine "2", bei Nr. 503 eine "0, bei Nr. 504 eine "0".

Anzahl der Schulangehörigen (Nr. 505)
Gezählt werden Lehrkräfte, weiteres schulisches Personal* (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schule, auch im pädagogischen, sozialen, therapeutischen und diagnostischen Bereich) und Schülerinnen und Schüler einer Schule. Die Anzahl kann im Schulsekretariat erfragt werden. Stichtag ist der 31.12.
Wird die Schulbibliothek von mehreren Schulen genutzt (siehe Nr. 500), werden die Schulangehörigen der Schulen hier als Gesamtsumme angegeben.
*) Beim Personal mitgezählt werden alle vertraglich fest der Schule zugeordneten Personen, die im weitgefassten Sinne dort pädagogisch tätig sind, im Rahmen ihrer Aufgaben also grundsätzlich mit einzelnen Schülern, mit Gruppen oder Klassen die Schulbibliothek aufsuchen (könnten). Mitgezählt wird natürlich auch Personal der Schulbibliothek selbst, ebenso alle im Rahmen des Ganztags Tätigen,
Nicht eingerechnet werden Verwaltungspersonal (Sekretariat, Schulhausverwalter etc.) und ehrenamtlich Engagierte.
FSJ- und BuFDi-Kräfte werden berücksichtigt, sofern sie im pädagogischen Bereich eingesetzt sind.

Gesamtzahl der Schüler*innen (Nr. 506) und Gesamtzahl Lehrer*innen (Nr. 507)
Zahl der Schüler*innen bzw. der Lehrer*innen an den unter Nr. 500 gezählten Schulen. Das heißt, wird eine Schulbibliothek von mehreren Schulen genutzt, werden die Zahlen aus den Schulen addiert. Stichtag ist der 31.12.

Publikumsfläche (Nr. 508)
Alle dem Publikum zugänglichen Flächen für Bibliotheksfunktionen, z.B. Garderobe, Cafeteria, Freihandmagazin, Lesesaal, Veranstaltungsräume. Nicht zu zählen sind hier Flächen eines dem Publikum unzugänglichen Magazins, Büroflächen u.ä.
Beispiele

  • An der Schule ABC gibt es zwei getrennte Schulbibliotheksräume, für die unteren Jahrgänge und für die die Oberstufe. Beide Flächen werden addiert und die Gesamtquadratmeter eingetragen.
  • Schule XX ist in zwei Standorten untergebracht, die mehrere Straßen weit auseinanderliegenden. Beide Standorte sind mit je einer Schulbibliothek ausgestattet: Beide Flächen werden addiert und die Gesamtquadratmeter eingetragen.

Jahresöffnungsstunden (Nr. 509)
Gesamtzahl der Öffnungsstunden aller Bibliothekseinrichtungen an allen Öffnungstagen im Berichtsjahr (besondere Schließzeiten sind heraus zu rechnen).
Beispiele

  • Schulbibliothek A ist normalerweise während den Schultagen täglich 2 Stunden geöffnet. Beim Summieren der Stunden werden die Ferien und Feiertage herausgenommen. Die Schulbibliothek war darüber hinaus über das Jahr verteilt an 16 Tagen geschlossen (z. B. wegen Erkrankung, Teilnahme an Fortbildung uws.) - diese werden ebenfalls aus der Summe herausgerechnet.
  • Schulbibliothek B wird regelmäßig während der Unterrichtszeit von Klassen besucht, die Lehrkraft berät die Kinder bei der Medienauswahl, verbucht die Rückgaben und Ausleihen. Pro Schulwoche  besuchen 8 Klassen für je 45 min die Schulbibliothek. Die Öffnungszeit beträgt 8 x 0,75 h = 6 Zeitstunden/Woche. Von 52 Wochen eines Kalenderjahrs bleiben nach Abzug der Ferien 38 Wochen, das heißt, im beschriebenen Beispiel werden 304 Öffnungsstunden angeboten. 
  • Hat eine Schule mehrere Schulbibliotheken (vgl. Beispiele "ABC" und "XX" bei "Publikumsfläche"), werden deren jeweilige Öffnungsstunden addiert und die Gesamtstunden eingetragen.

Besuche im Berichtsjahr (Nr. 510)
Als Zähleinheit gilt hier der tatsächliche Bibliotheksbesuch, das heißt, wenn ein und dieselbe Person z. B. dreimal am Tag die Bibliothek betritt, ist für sie der Zählwert 3 einzutragen. Die Ermittlung kann durch Stichprobenzählung oder durch Zählapparate erfolgen. Ein Besuch liegt auch vor, wenn die Außenrückgabe benutzt wurde. Die Besuche bei Veranstaltungen (DBS 527) sind eine Teilsumme von DBS 510.

Bestand (Nr. 511, 512, 514)
Die Bestandsgröße wird in Anzahl Medieneinheiten angegeben, getrennt nach den Kategorien „Print“ und "Non-Prints und Sonstiges". Vgl. Grundwissen/Begriffe zur DBS

  • Unter Printmedien insgesamt - Bestand (Nr. 511) werden die Freihandexemplare aller Printmedien (Sachliteratur, Belletristik, Kinder- und Jugendliteratur, Zeitschriftenhefte in Printform u.ä.). gezählt. Es wird jeweils die physische Einheit gezählt. Tiptoi-, Ting- und Bookii-Bücher werden unter „Print“ gezählt, Medienkombinationen werden unter „Non-Prints und Sonstiges“ gezählt.
  • darunter Lehrmittel (Nr. 512): Schulbibliotheken, welche die Lehrmittelsammlung in ihren Bestand integriert haben und diese mit verwalten, geben hier die Größe dieses Teilbestands an.
    Hinweis: Diese Frage-Nummer soll für das Folgejahr überarbeitet werden.
  • Welche Medien unter "Non-Prints und Sonstiges" (Nr. 514) fallen, entnehmen Sie bitte direkt dem Erläuterungstext im DBS-Fragebogen.
Entleihungen (Nr. 513, 515)
Auch die Entleihungen werden in Anzahl Medieneinheiten angegeben, getrennt nach den Kategorien „Print“ und "Non-Prints und Sonstiges". Als Entleihungen zählen alle im Laufe des Berichtsjahres (Stichtag 31.12.) in der Bibliothek protokollierten physischen Entleihungen an Benutzer. Wird Bibliothekssoftware eingesetzt, werden die Zahlen durch das Programm protokolliert und müssen am Jahresende nur abgerufen werden. Wird per Buchkartenverfahren o. ä. ausgeliehen, empfiehlt es sich, eine Strichliste zu führen. Fristverlängerungen, die auf Wunsch des Benutzers vorgenommen werden, zählen ebenfalls als Entleihung. Entleihungen, welche die Bibliothek mit erhaltenen Blockbeständen, z. B. aus einer zentralen Ergänzungsbücherei erzielt, werden wie Entleihungen aus dem eigenen Bestand mitgezählt.
 
Einsatz von Bibliothekssoftware (Nr. 516)
Mit ja ist zu antworten, wenn mindestens die Verbuchung der Medienausleihe über EDV ausgeführt wird.
 
Zugang zu E-Medien (Nr. 517)
Bietet die Schulbibliothek digitale Medien wie E-Books (Onleihe, Overdrive etc.), Tigerbooks, filmfriends, freegal, Munzinger, Brockhaus, Genios, E-Learnings, eKidz, Onilo etc. an, ist mit ja zu antworten. 
 
Anzahl Arbeitsplätze mit Internet (Nr. 518)
Hier sind die den Benutzern zugänglichen Computerarbeitsplätze gezählt, die Zugang zum Internet bieten.
 
Beschäftigte und Ehrenamtliche (Nr. 519 - 523)
Die grundlegenden Hinweise entnehmen Sie bitte direkt dem Erläuterungstext im DBS-Fragebogen.
Einige Personalangaben werden in Vollzeitäquvalenten (VZÄ) abgefragt. Um die Beschäftigungsstunden anhand weniger Eingaben in VZÄ umzurechnen, bietet das hbz eine Excel-Tabelle (VZÄ-Rechner) als Werkzeug an. Individuelle Werte werden dabei automatisiert in VZÄ umgerechnet. Auch Beschäftigungsstunden, die nicht über ein ganzes Jahr liefen, können so bequem errechnet werden.
Weitere Erläuterungen und Beispiele werden in Kürze hier auf der Seite eingefügt.
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Bibliothekspädagogische Angebote und Veranstaltungen (Nr. 524 - 527)
Anzugeben ist die Summe aller angebotenen Veranstaltungen einschließlich Online-Veranstaltungen (hier sind Veranstaltungen mit Interaktion zum Publikum (Live-Veranstaltungen) sowie Aufzeichnungen gemeint). Bei Frage Nr. 527 (Anzahl der Besuche) werden die teilnehmenden Personen von Online-Veranstaltungen mitgezählt. Klicks von Aufzeichnungen werden nicht gezählt. Unter Einführung in die Bibliotheksnutzung sind Angebote und Veranstaltungen zu verstehen, deren Hauptziel das zielgruppenspezifische Bekanntmachen mit den Räumlichkeiten und Medienangeboten der Schulbibliothek ist. Dies kann in Form einer Führung oder einer sonstigen Veranstaltung geschehen. Auch E-Medien-Sprechstunden sind hier mit zu zählen.
 
Ausgaben für Erwerbung (Nr. 528)
Ausgaben für Erwerbung von Medieneinheiten einschließlich der Aufwendungen für die laufenden Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements (print und virtuell), Einband und den Erwerb von Lizenzen, inklusive Datenbanken. Sachspenden werden nicht in Geldwert umgerechnet und fließen nicht in ein.
 
Zusätzliche Erläuterungen für Öffentliche Bibliotheken
Die Fragen Nr. 500 bis 528, sind im ÖB-Fragebogen deckungsgleich mit den Fragen, die von Selbstständigen Schulbibliotheken und Verbund-Schulbibliotheken beantwortet werden Dies ermöglicht eine Zusammenführung aller Schulbibliothekswerte für die Gesamtauswertung.
Darüber hinaus enthält der ÖB-Fragebogen weitere Nummern, die den schulbibliothekarischen Bereich betreffen:
 
Anzahl der kombinierten ÖB- und Schulbibliotheken (Nr. 529)
Siehe Erläuterungen bei DBS für Kombinierte Öffentliche Bibliotheken mit Schulbibliotheken
 
Zahl der Einrichtungen und … darunter: Zweigstellen (Nr. 2 - 3)
Führt eine Bibliothek Zweigstelle-Schulbibliotheken, werden diese weiterhin, wie in den Berichtsjahren vor 2021, hier mitgezählt. Zweigstellen können auch Kombinierte Öffentliche Bibliotheken mit Schulbibliotheken sein, in diesem Fall wird deren Anzahl auch bei Frage Nr. 529 eingetragen..
Hat ein Bibliothekssystem mehrere Zweigstelle-Schulbibliotheken, werden die Daten für die Meldung im Block „10. Schulbibliotheken“ aufaddiert, d.h. die Summe je Frage wird gemeldet.
 
Zahl der externen Dienstleistungsstellen (Nr. 5)
Schulbibliotheken und die Leistungen von Öffentlichen Bibliotheken für Verbund-Schulbibliotheken werden nicht hier erfasst, für sie gibt es seit 2021 alternative Abbildungsmöglichkeiten, vgl. Wiki des hbz.
 
Schulbibliothekarische Dienstleistungen (Nr. 100)
Es wird die Anzahl der Schulen angegeben, für deren Schulbibliotheken organisatorische und beratende Unterstützung geleistet wurde. Das kann auch Einkauf und Einarbeitung von Medien für Schulbibliotheken umfassen. Werden von einer Öffentlichen Bibliothek Verbund-Schulbibliotheken organisiert, ist zusätzlich die Fragengruppe 550ff auszufüllen.